Dokumente digitalisieren – weg vom Papier, rein in eine durchsuchbare Ablage

Was Sie konkret gewinnen

• Digitalisierung papierbasierter Akten und Ordner – vom Ordner zum digitalen Archiv
• Zentrale Ablage aller Dokumente an einem sicheren Ort (statt verteilt auf Papier, E-Mail & Dateien)
• Volltextsuche über alle Dokumente hinweg – kein manuelles Suchen mehr
• Strukturierte Ablage mit Tags, Kategorien und Metadaten (z. B. Kunde, Projekt, Jahr, Dokumenttyp)
• Deutlich reduzierte Suchzeiten im Arbeitsalltag
• Schnellere Zugriffe auf wichtige Unterlagen – auch im Homeoffice (Hinweis: je nach Setup ggf. mit Zusatzhardware oder Remote-Zugriff
• Weniger Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und digitalen Systemen
• Minimierung von Doppelablagen und Versionschaos
• Nachhaltiger arbeiten durch papierarmes Büro

Automatischer Import statt manuellem Einsortieren

Damit Dokumente nicht “irgendwo landen”, richte ich auf Wunsch klare Eingangskanäle ein – mit einem Prozess, der zu Ihrem Alltag passt:

• Automatisches Importieren von Dokumenten über Scanner, E-Mail oder Uploads
• Scan-Workflows: “Scannen → automatische Ablage → später per Volltext finden”
• E-Mail-Workflows: Rechnungen/Anhänge automatisch übernehmen und strukturiert ablegen

Wenn sinnvoll und umsetzbar, sind auch weiterführende Automatisierungen möglich (z. B. Regeln nach Absender, Dokumenttyp, Kunden-Tagging).

So läuft die Umstellung ab – pragmatisch & ohne Chaos

1. Individuelle Analyse Ihrer bestehenden Papier- und Ablagestrukturen
   Welche Dokumenttypen gibt es? Wie wird heute gesucht/abgelegt? Wo entstehen Doppelablagen?
2. Passgenaue Digitalisierung – kein „One-Size-Fits-All“
   Struktur, Tags/Kategorien, Aufbewahrung, Zugriffe – passend zu Ihrem Betrieb.
3. Schrittweise Umstellung statt radikaler Brüche
   Wir starten mit den wichtigsten Bereichen (z. B. Rechnungen/Verträge) und erweitern dann.
4. Einführung & Feintuning
   Tests, Anpassungen der Struktur, kleine Optimierungen – bis Sie zufrieden sind.
5. Laufende Optimierung nach dem Start
   Auf Wunsch begleite ich Sie weiter, damit Ablage und Prozesse sauber bleiben.

Sicherheit, Rechte & Datenhoheit

Gerade bei Dokumenten zählt Kontrolle. Deshalb setze ich auf Lösungen, die zu Ihren Anforderungen passen – von “einfach & lokal” bis “zentral & teamfähig”.

• Klare Zugriffsrechte für Mitarbeiter und externe Personen (z. B. Steuerberater)
• Datensicherheit durch lokale oder selbst gehostete Lösungen
• Volle Datenhoheit – keine unnötigen Cloud-Abhängigkeiten

Für Homeoffice- oder externen Zugriff wird der Zugang sauber geplant (z. B. VPN/Reverse Proxy/2FA je nach Bedarf) – damit es bequem bleibt und trotzdem sicher ist.

Regionaler Service: Landkreis Ebersberg, Wasserburg & Rosenheim

Ich unterstütze Sie im östlichen Landkreis Ebersberg (u. a. Ebersberg, Grafing, Steinhöring) sowie in Wasserburg am Inn und Rosenheim. Vor Ort für Aufnahme/Planung – und je nach Setup auch per Remote-Unterstützung.

FAQ – Häufige Fragen zur Dokumenten-Digitalisierung

Muss ich sofort alles scannen?

Nein. In der Praxis ist eine schrittweise Umstellung am sinnvollsten: Wir starten mit den wichtigsten Dokumenttypen und bauen den Rest nach und nach aus.

Funktioniert Volltextsuche wirklich zuverlässig?

Ja – wenn Scan-Qualität und Einstellungen passen. Ich achte auf sinnvolle Scanner-Settings, klare Ablage-Regeln und eine Struktur, die im Alltag funktioniert.

Kann ich von unterwegs oder aus dem Homeoffice zugreifen?

Ja. Je nach Sicherheitsanforderung kann dafür zusätzliche Hardware (z. B. NAS/Server) und ein sauberer Remote-Zugriff (z. B. VPN/2FA) notwendig sein – das klären wir vorab.

Ich will keine Cloud – geht das?

Ja. Mit lokalen/selbst gehosteten Lösungen behalten Sie die volle Datenhoheit und vermeiden unnötige Cloud-Abhängigkeiten.